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Teamwork

Beim Winter Dance Festival sorgen über 100 freiwillige Mitarbeitende vor, während und nach der Großveranstaltung dafür, dass alles reibungslos abläuft und das Jahreshighlight der Tanzsportjugend somit jedes Jahr in besonderer Erinnerung bleibt.

Das Organisationsteam ist ständig auf der Suche nach weiteren Mitarbeitenden, die ehrenamtlich unterstützen wollen. Ein Einsatz ist in vielen Bereichen möglich. Im unteren Abschnitt geben wir eine Kurzübersicht über die verschiedenen Einsatzbereiche (Gruppen) und damit verbundene Aufgaben.

Derzeit läuft die allgemeine Abfrage der Verfügbarkeit (1. Runde). Gerne darfst du dich bereits registrieren und uns so deine Verfügbarkeit mitteilen. Ggf. werden wir uns mit Dir in Verbindung setzen, um über konkrete Einsatzmöglichkeiten zu sprechen. Anschließend wird die Einsatzplanung (2. Runde) geöffnet. Hier kannst Du dich dann direkt für einzelne Schichten eintragen.

Für die Verwaltung der Helfereinsätze nutzt der TNW die App „Helfereinsatz“:

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Einsatzbereiche

Im Nachfolgenden geben wir eine Kurzübersicht über die verschiedenen Einsatzbereiche (Gruppen) und damit verbundene Aufgaben:

Du bist Verwandlungskünstler und hilfst dabei die Räumlichkeiten für die Veranstaltung vorzubereiten. Dazu gehören zum Beispiel das Anbringen der Beschilderung und der Aufbau der Garderoben.

Du sorgst in unserem Helfercatering dafür, dass alle Mitarbeiter gestärkt aus der Pause zurückkommen. Dazu richtest du das angelieferte Essen an, bereitest belegte Brötchen oder kleine Snacks zu und lässt den Kaffee nie ausgehen.

Mit deinem Team sorgst du dafür, dass die Veranstaltungshalle im richtigen Glanz erstrahlt. Bühne und Tanzfläche werden von dir z.B. mit Stoffen und Blumen dekoriert.

Du liebst Musik und hast das richtige Händchen für die Zusammenstellung von Playlists, um jede Altersklasse sowie das Publikum mitzureißen. Ggf. bist du sogar im Besitz einer WDSF-DJ-Lizenz.

Dein Interesse liegt im medialen Bereich und du liebst es zu fotografieren, Posts auf Instagram zu stellen oder Turnierberichte zu schreiben? Verstärke das Kommunikationsteam und informiere blitzschnell über alles was vor Ort passiert.

Deine Stärken liegen im IT-Bereich, idealerweise hast du Erfahrung im Einrichten von IT-Infrastruktur und unterstützt beim Aufbau des Netzwerks, der Protokolltechnik und des Livestreams. Während der Veranstaltung wirkst du im Rechenzentrum mit und hältst die Systeme am Laufen.

Dein Einsatzort ist direkt am Flächenrand wo du die Turniere mit der Kamera verfolgst. Mit Hilfe deiner bewegten Bilder senden wir den Livestream in die ganze Welt. Bitte beachte, dass dies eine stehende Tätigkeit ist. Die professionelle Kameratechnik wird gestellt.

Du begrüßt unsere Gäste, regelst den Einlass und hast Spaß daran, den Zahlungsverkehr abzuwickeln? Dann suchen wir dich für den Ticketverkauf an der Tageskasse und die Kontrolle der Eintrittskarten. Dazu stellen wir ein modernes Ticket- und Zahlungssystem zur Verfügung. Solltest du Englisch oder andere Fremdsprachen beherrschen, hilft uns das zusätzlich.

Du hast den Überblick über alle Kameras und wählst die bewegten Bilder aus, die im Livestream zu sehen sein werden. Außerdem fütterst du den Livestream mit Informationen und Einblendungen.

An deinem Welcome Desk begrüßt du alle eintreffenden Mitarbeitende sowie Wertungsrichterinnen und Wertungsrichter, die du mit Ausweisen ausstattest und den Weg zum Einsatzort erklärst. Dabei achtest du darauf, nur berechtigten Personen Zugang zur Halle zu gewähren.

Du bist durchsetzungsstark, liebst den Trubel und hast gerne Kontakt zu Menschen? Als Ordner bewachst du alle Zugänge zum Veranstaltungsort, gibst Auskünfte, hältst Fluchtwege frei und sorgst für Ordnung in den Tanzsälen. Bei Bedarf kann hier auch eine ausschließlich sitzende Tätigkeit vergeben werden.

Du holst die internationalen Wertungsrichterinnen und Wertungsrichter sowie Paare aus aller Welt vom Flughafen ab und bringst sie ins Hotel. Während der Veranstaltung stehst du im Pendelverkehr zwischen Hotel und Veranstaltungshalle zur Verfügung. Für alle Fahrten wird dir ein moderner Mietwagen überlassen.

Als erster Ansprechpartner checkst du die Teilnehmenden ins System ein und versorgst sie mit allen nötigen Informationen für den Turnierstart. Erste Erfahrungen mit der eingesetzten Applikation „TopTurnier Checkin“ sind vorteilhaft. Du kannst dich mit internationalen Paaren in Englisch verständigen, im Idealfall sprichst du auch Russisch.

In der Turnierassistenz erlebst du die Turniere aus nächster Nähe mit und unterstützt die Turnierleitung. Wir benötigen Personen im Protokoll, als Läufer (z.B. Aushängen der Ergebnisse) und zur Durchführung der Siegerehrungen.

Du verfügst über eine Turnierleiter-Lizenz und kümmerst dich als Turnierleiter oder Beisitzer darum, dass alle Turniere ordnungsgemäß nach Turnier- und Sportordnung abgewickelt werden. 

Am Auf- und/oder Abbautag unterstützt du unseren professionellen Dienstleister. Die Musik- und Lichtanlagen sowie Informationssysteme werden installiert und in Betrieb genommen. Du kannst anpacken und bist handwerklich geschickt. Bitte achte darauf Arbeitskleidung und rutschfestes Schuhwerk zu tragen. Arbeitshandschuhe werden vor Ort gestellt. Während der Veranstaltung kannst du z. B. für die Lichtsteuerung eingesetzt werden.

Medienschaffende

In diesem Bereich sind die Bedingungen und Verfahren für die Akkreditierung von Medienvertretern und Medienschaffenden für das Winter Dance Festival zusammengefasst.

Akkreditierte Medienvertreter*Innen bzw. -schaffende können beim Winter Dance Festival nur zugelassen werden, wenn sie eine der folgenden Bedingungen erfüllen:

  • Professionelle Journalisten*Innen, Redakteure*Innen und Fotografen*Innen: Der Nachweis der journalistischen Tätigkeit erfolgt über einen gültigen Presseausweis einer anerkannten Organisation (z. B. VDS, DJV, DJU in Verdi, BDZV, VDZ, AIPS) und/oder durch eine schriftliche Bestätigung einer auftraggebenden Redaktion.
  • Freiberufliche/gewerbliche Fotografen*Innen, Videographen, Content-Creator oder vergleichbare Tätige: Auch freiberuflich oder gewerblich tätige Fotografen*Innen, Videographen, Content-Creator oder vergleichbare Tätige können akkreditiert werden. Der Nachweis der Tätigkeit erfolgt durch eine schriftliche Bestätigung einer auftraggebenden Redaktion oder eines gewerblichen Nachweises.

Das Winter Dance Festival ist eine Veranstaltung des Tanzsportverbandes Nordrhein-Westfalen (TNW). Die Akkreditierung kann über die TNW-Website beantragt werden.

  • Das Online-Akkreditierungsformular ist vollständig auszufüllen und spätestens zwei Wochen vor der Veranstaltung abzuschicken.
  • Dem Antrag sind Kopien der notwendigen Nachweise (Presseausweis, Auftragsschreiben, gewerblicher Nachweis) beizufügen.
  • Die Bestätigung erfolgt in der Regel zehn Tage vor der Veranstaltung.
  • Anträge per E-Mail, Post, Fax, fernmündlich oder anderweitig als über das Online-Formular werden nicht berücksichtigt.
  • Aufgrund der beschränkten Platzverhältnisse kann die Anzahl der zugelassenen Medienvertreter*Innen und Medienschaffenden begrenzt sein. Der TNW behält sich das Recht vor, Anträge nach Prüfung und Gewichtung der Anfragen zu genehmigen oder abzulehnen.
Antrag auf Akkreditierung
  • Die akkreditierten Medienvertreter*Innen dürfen die produzierten Inhalte nur für redaktionelle Zwecke nutzen, die in unmittelbarem Bezug zur Veranstaltung stehen.
  • Eine kommerzielle oder werbliche Nutzung der produzierten Inhalte ist ohne ausdrückliche Genehmigung des TNW nicht gestattet. Ausgenommen hiervon sind Fotos für den privaten Gebrauch oder für die Nutzung im Rahmen von Vereinsaktivitäten (z.B. Vereinshomepage; Social Media Auftritt eines Vereins), sowie zur Bewerbung der eigenen Tätigkeit.
  • Etwaige betroffene Rechte Dritter müssen die Medienschaffenden selbständig und in eigener Verantwortung klären.

Zutritt zur Veranstaltung

  • Professionellen Journalisten*Innen, Redakteure*Innen und Fotografen*Innen wird der kostenfreie Zugang zur Veranstaltung gewährt.
  • Freiberufliche/gewerbliche Fotografen*Innen, Videographen, Content-Creator oder vergleichbare Tätige müssen den regulären Eintrittspreis (Tageskasse; günstigste Kategorie für Erwachsene) vor Ort entrichten.


Verpflegung

  • Auf eine kostenfreie Verpflegung seitens des Veranstalters besteht kein Anspruch.


Arbeitsbereiche

  • Akkreditierten Medienvertretern*Innen können spezielle Arbeitsbereiche zugewiesen werden, einschließlich Foto-/TV-/Interview-Zonen.
  • Akkreditierte verpflichten sich, sofern spezielle Arbeitsbereiche zugewiesen wurden, ihre Arbeit ausschließlich innerhalb dieser zugewiesenen Bereiche auszuüben.


Wahrung der Persönlichkeitsrechte

  • Akkreditierte Medienvertreter*Innen verpflichten sich, die Persönlichkeitsrechte, insbesondere unter Beachtung des Jugendschutzes, der teilnehmenden SportlerInnen und ZuschauerInnen zu respektieren und zu wahren.

Eine erteilte Akkreditierung kann vor oder während der Veranstaltung entzogen werden, insbesondere wenn Akkreditierte:

  • teilnehmende SportlerInnen coachen
  • den Wettkampf behindern
  • sich den Anweisungen der Turnierleitung oder der verantwortlichen Veranstalter widersetzen
  • sich fahrlässig am Veranstaltungsort verhalten (z. B. Betreten der Tanzfläche während des aktiven Tanzens)
  • die Akkreditierung/Pressekarte an Dritte weitergegeben haben
  • zugewiesene spezielle Arbeitsbereiche verlassen


Das Recht weiterer rechtlicher Schritte oder der Geltendmachung eines weitergehenden Schadens durch den TNW bleibt ausdrücklich vorbehalten. Wenn die Akkreditierung entzogen wurde, besteht die Möglichkeit, dem Betroffenen für weitere Veranstaltungen die Akkreditierung zu verweigern.

Produktionsbüro

Im Produktionsbüro laufen vor, während und nach der Veranstaltung alle Fäden zusammen. Die beiden hauptamtlichen Mitarbeiter*innen der Geschäftsstelle des Tanzsportverbandes Nordrhein-Westfalen unterstützen die ehrenamtlichen Teamleiter*innen im Organisationsteam bei allen administrativen Tätigkeiten.

Das Produktionsbüro wird während der gesamten Veranstaltung per E-Mail, WhatsApp und Telefon erreichbar sein.

Andreas Picker Produktionsbüro
Nicole Schey Produktionsbüro